گزارشات

۲۰ آذر ۱۳۸۹

مدیر روابط عمومی معاونت هنری گفت : روابط عمومی به عنوان یکی از مهمترین ارکان اصلی یک سازمان و یا نهاد اداری واجتماعی است که در تعریف علمی وساختاری خود به عنوان نقطه اتصال بخش های داخلی و خارجی یک سازمان محسوب می شود چیزی که در سطح مدیریتی هنوز درک نشده است .

امرایی تصریح کرد : اگر پیکره یک سازمان را با پیکره یک انسان مقایسه کنیم روابط عمومی مفاصل و نقطه ارتباطی بخش های مختلف آن سازمان است .

وی با اشاره به برخی از ضعف های ساختاری در درک حوزه فعالیت روابط عمومی ها در ادارات و سازمان های دولتی گفت : عدم درک مناسب از سوی مدیران موجب شده است هر مدیری بنا به تعریف خود روابط عمومی را در ساختار اداری تعریف کند چیزی که در هیچ کجای دنیا سابقه ندارد .

مدیر روابط عمومی معاونت هنری وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی افزود : یکی از آفت های حوزه روابط عمومی در چند سال گذشته باز شدن تفکری به نام حوزه مشاوران است اینکه مدیران برای پوشش دادن ضعف های خود با بکارگیری چند نفر به عنوان مشاور تلاش می کنند ضعف ها و ناکامی های خود را پوشش دهند این در حالی است ظرفیت های موجود روابط عمومی های در آن سازمان هرگز مجال بروز نیافته و برای جذب یک کارشناس در روابط عمومی ها باید جفا ها کشید .

امرایی گفت : اصولا اگر نیاز به گروه مشاوره ای هم باشد این روابط عمومی ها هستند که باید حوزه مشاوره مدیر سازمان را تشکیل دهند .

وی گفت : با این گونه نگاه ها بخش اعظمی از داشته های و جایگاه روابط عمومی ها نزول پیدا می کند و این نقص در دراز مدت به ضرر سازمان است .

این مدیر هنری اظهار داشت : روابط عمومی وظیفه ارتباط با واحدهای مختلف داخل سازمان و مراکز پژوهش و علمی خارج از سازمان و نیز اطلاع‌رسانی به شیوه‌های مختلف از طریق برنامه‌های رادیویی ، تلویزیونی و مطبوعاتی را در کنار برخی وظایف تبلیغاتی بر عهده دارد.

وی با اشاره به برخی از فعالیت های شناخته نشده روابط عمومی ها در سازمان های اداری گفت : معرفی فعالیت‌های سازمان ذی ربط در قالب های خبری و دیگر فعالیت‌های تبلیغاتی ، بستر سازی مناسب برای انتشار یافته‌های پژوهشی از طریق برنامه‌ های رادیویی ، تلویزیونی و مطبوعاتی-،ارتباط مستمر با روابط عمومی های بخش های مختلف سازمان و هماهنگی در انجام امور مربوطه-، ارتباط فعال با روابط عمومی‌های خارج از سازمان و مؤسسات علمی – پژوهشی و دانشگاهی ، پی‌گیری امور اجرایی مربوط به برگزاری نشست‌ها و همایش‌های علمی – پژوهشی سازمان مورد نظر ، ارتباط با مدیران بخش های مختلف هماهنگی در برگزاری و شرکت در نمایشگاه‌ها و همایش‌های علمی – پژوهشی به منظور معرفی دستاوردهای تحقیقاتی سازمان مربوطه ، هماهنگی در برگزاری مسابقه علمی، فرهنگی و هنری در سطح سازمان ، هماهنگی در برگزاری جلسات عمومی و مراسم جشن و عزاداری در مناسبت‌های مختلف ، هماهنگی جهت تهیه آرشیو و نگهداری کلیه مطالب منتشر شده مربوط به سازمان زیر مجموعه در نشریات و مطبوعات – مراقبت از اخبار و برنامه ها ، افکار سنجی داخلی و خارج از سازمان و.... تنها برخی از فعالیت های روابط عمومی یک سازمان است که تا کنون بطور علمی در کمتر سازمانی مورد توجه قرار گرفته است .

امرایی گفت : با نگاه به همین چند نکته و ارزیابی برنامه های اجرایی در سازمان های اداری و تشکیلاتی در خواهیم یافت که بسیاری از داشته ها ی ذکر شده در بالا در سازمان های اداری ما یا رعایت نمی شود و یا اصولا در حوزه ماموریتی روابط عمومی ها تعریف نشده است .

وی گفت : این ضعف ها موجب شده است ماموریت روابط عمومی ها بر عهده ادارات دیگری سپرده شود که چندان تجربه و تخصصی هم دراین حوزه ندارند .

امرایی گفت : رییس دفتر ، حوزه مشاوره ای ، مسئول پیگیری و غیره عناوینی هستند که شاید ما در ادارات مختلف به دفعات با آنها برخورد کرده ایم که متاسفانه کار هایی را بر عهده آنها قرار می دهند که هرگز در حوزه تخصصی آنها نیست .

وی گفت : مهمترین اهداف کاری یک روابط عمومی اتخاذ سیاست مسئولیت پذیری در سازمان یا نهاد مربوطه ، مشارکت در تصمیم گیری ها ، شفاف سازی فرآیند اقدامات سازمان و نهاد ذی ربط ، توجه ویژه به طرح های زیر بنایی در قالب برنامه های بلند مدت ، میان مدت ، کوتاه مدت و حضور فعال در بحث و تبادل نظر با مدیران بخش های مختلف سازمان با انسجامی هدفمند نسبت به تحقق برنامه های مهم است .

مدیر روابط عمومی معاونت هنری با بیان اینکه ماموریت های روابط عمومی ها بنا به ماموریت سازمان تعریف می شود گفت : خدماتی بودن ، فرهنگی بودن ، اجتماعی ، سیاسی ،اقتصادی و... بودن مسیر حرکت فعالیت های روابط عمومی را مشخص می کند .

به گفته این استاد دانشگاه : بخش هایی چون اداره ارتباطات و انتشارات ، اداره تشریفات و تبلیغات ، اداره سمعی و بصری ، اداره حوزه ریاست و امور بین الملل واداره امور استانها و... می توانند به عنوان ادارات یک روابط عمومی فعالیت کنند .

امرایی گفت : عدم شناخت حوزه فعالیت روابط عمومی ها موجب شده است بسیاری از ظرفیت های کاری روابط عمومی ها مجال بروز نیابد .

وی گفت : به عنوان مثال در اداره ارتباطات و انتشارات روابط عمومی با بهره گیری از کارشناسان مجرب و استفاده از امکاناتی چون رایانه و اینترنت و... سعی می شود با ارائه خدمات نوین ارتباطی در معرفی و اطلاع رسانی فعالیت های سازمان مربوطه به مخاطبین داخلی و خارجی گامی مؤثر برداشته شود .

این مدیر هنری با تشریح برخی از فعالیت های ادارات مختلف یک روابط عمومی گفت : در اداره ارتباطات و انتشارات روابط عمومی تولید و درج اخبار در سایت های خبری به همراه عکس های خبری به طور روزانه ، مطالعه روزنامه های صبح و عصر و تهیه بریده جراید به صورت روزانه جهت ارسال به حوزه مدیریتی ، هماهنگی و هدایت خبرنگاران داخلی برای تهیه اخبار و انعکاس فعالیت های سازما ن مربوطه در رسانه ها-، برگزاری جلسات مصاحبه مطبوعاتی با مسئولان سازمان مربوطه ،ارسال اخبار و جوابیه به مطبوعات ، صدا و سیما و خبرگزاری ها در صورت لزوم ، به روز نمودن گالری عکس سایت های خبری سازمان مربوطه ، پاسخگویی به نامه های الکترونیکی ، بررسی مسائل و مشکلات مختلف سایت خبری و هماهنگی با مرکز انفورماتیک جهت رفع آنها ، تهیه و تدوین مطالب همچنین صفحه آرائی و هماهنگی با موسسه انتشارات و چاپ جهت چاپ ماهنامه خبری سازمان مربوطه و توزیع آن ، پیگیری و انجام امور طراحی و گرافیکی ، روز آمد سازی و اصلاح و انتشار برورشور و کاتالوگ معرفی سازمان برای مخاطبان خارج از سازمان ، همکاری در انجام طرح های پژوهشی روابط عمومی ، همکاری متقابل با اداره کل امور بین المللی جهت حضور به موقع در جلسات میهمانان خارجی و انعکاس خبری برخی از فعالیت های اداره ارتباطات و انتشارات است .

وی اداره تشریفات و تبلیغات را بخش دیگر روابط عمومی دانست که هماهنگی جهت حضور مدیران معاونان سازمان در برنامه های مختلف ، نظارت برحسن اجرا و همکاری لازم جهت برگزاری مناسب و مطلوب برنامه های مختلف سازمان بر اساس سیاست های خاص ، انجام امور تبلیغات و تشریفات مراسم های سازمان ، شرکت در مجالس ترحیم هنر مندان همکاران و بستگان کارکنان ، نصب پلاکارد و تراکت جهت اعیاد و مناسبت های مذهبی و ملی تنها برخی از ماموریت های آن اداره است .

وی اداره سمعی و بصری را گوش و زبان روابط عمومی یک سازمان دانست که برنامه هایی چون فیلمبرداری ، نور پردازی، عکاسی وخدمات صوتی برنامه های مختلف ، پخش فیلم به صورت مدار بسته در سمینار ها و کنگره ها علمی ، میکس و مونتاژ فیلم ، تهیه و ساخت تیزرهای تبلیغاتی و فیلم های مستند ، همکاری با افراد معرفی شده جهت تهیه فیلم های مختلف از سازمان و یا نهاد مربوطه در چارچوب ضوابط و مقررات ، تهیه آرشیو صوتی و تصویری از برنامه های اجراء شده در سازمان برخی از فعالیت های اداره حوزه ریاست ، نظارت برانجام کلیه امور مربوط به مکاتبات وارده و صادره داخلی و خارجی حوزه مدیریتی ، نظارت بر انجام امور مربوط به چاپ آگهی های کلیه واحدهای تابعه سازمان در مطبوعات کشور بر اساس ضوابط و مقررات ابلاغی ، ارسال بریده جراید به صورت روزانه برای مدیران و به صورت هفتگی یا حداکثر ماهانه به کلیه مدیران کل و مؤسسات تابعه و مدیران ستادی واحدهای مربوطه ، نظارت بر ارسال احکام انتصاب و تقدیر و تشکر به تمامی واحدهای تابعه ، نظارت بر انجام کارهای اداری کلیه مراسم ها ( تودیع و معارفه ها، دکترای افتخاری ، مراسم ها و تجلیل از مدیران ، استادان، کارکنان نمونه و تجلیل از بازنشستگان و غیره ، انجام کلیه امور مربوط به حضور و غیاب، اضافه کار، مرخصی، انتقال یا ماموریت و... کارکنان روابط عمومی ،اقدام مقتضی در مورد بخشنامه های صادره و قوانین و مقررات ابلاغی ، انجام اقدامات لازم در دفتر مدیریت در ارتباط با تنظیم زمان جلسات و ملاقات ها و پاسخگویی به ارباب رجوع از جمله ماموریت های این اداره در روابط عمومی یک سازمان است .

امرایی گفت : نکته مهمی که در حوزه فعالیت های روابط عمومی مورد کم توجهی قرار گرفته است نزدیکی نگاه مدیر سازمان با نگاه مدیر روابط عمومی از ابزرا غیر رسمی است که می تواند در موفقیت و یا عدم موفقیت برنامه ها ی سازمان موثر باشد .

به گفته وی بسیاری از ماموریت های ذکر شده در روابط عمومی ها امروزه به دلایل مختلف به هیچ روی توسط روابط عمومی ها به انجام نمی رسد و در هر اداره یا سازمانی بنا به سطح سلیقه مدیر سازمانی بخشی از این ماوریت ها انجام می شود و بخشی هایی هم رها شده است .

امرایی گفت : کم توجهی به این امور موجب شده تا روابط عمومی ها در ادارات دولتی به بخش های تزیینی وتشریفاتی تبدیل شوند این در حالی است که روابط عمومی در ساختار نوین اداری امروز به عنوان مهمترین و رکن رکین ارتباطی یک سازمان کارایی بالایی دارد .

وی ضعف در شناخت ماموریت روابط عمومی را ضعفی مهم در تشکیلات اداری سازمان ها دانست و ابراز امید واری کرد تا در سازمان ها و نهاد های اداری جایگاه روابط عمومی ها به درستی شناخته شود .